ハイブリッドセミナーとは？ 開催までに必要な準備や注意点を徹底解説
- 2024/4/18
- お役立ち
オンラインセミナーやハイブリッドセミナーを開催したいと企画しても、どのように進めればいいかわからないという方も多いのではないでしょうか。
そこで本記事は『ハイブリッドセミナーを開催したいがやり方がわからない』
『以前ハイブリッドセミナーを実施したが思うようにできなかった』
という方に向けて、ハイブリッドセミナーのやり方や必要な機材について説明していきます。
目次
ハイブリッドセミナーとは？
会場に集合して開催する「オフライン」とZOOMなどの会議ツールを使用して視聴者と発表者が別々の場所で開催される「オンライン」の2種類を融合させ、会場からも遠隔でも参加できるのが「ハイブリッドセミナー」です。
ハイブリッドセミナーのメリット
メリット① 場所の制約を受けずに開催・参加できる
ハイブリッドセミナーは場所や会場のキャパシティの制約を受けずに開催できるため、参加へのハードルを大きく下げることができます。海外や日本各地から参加者/発表者がいる場合、ハイブリッドセミナーが選ばれることが多い傾向にあります。
メリット② 参加者数の増加と意見収集
オンライン・オフラインでも集客が可能なため、ハイブリットセミナーには参加者数を増やしやすいメリットがあります。
また、Web会議ツールのアンケート機能等を活用することで、来場者の情報・意見を効率的に収集することができます。
メリット③ オンラインセミナーと比べて臨場感を出せる
オンライン開催だけではどうしても臨場感や一体感が薄れてしまいますが、ハイブリッドセミナーの場合は見せ方を工夫することで、オンライン参加者に会場の雰囲気を伝えることができ、臨場感を損なわずにライブ配信することができます。
また、会場参加者とリアルタイムで質疑応答などを行うことで、一方通行ではなく双方向の配信にできることも大きなメリットです。
メリット④ 配信映像をそのままアーカイブ映像として保存できる
配信用に撮影・構成した映像をそのまま録画映像として保存できるため、アーカイブ配信として二次利用したり、社内共有・記録用としても使用できます。
ハイブリッドセミナーのデメリット
デメリット① 会場/オンラインの両方の準備が必要で労力がかかる
会場開催とオンライン開催の両方に向けた準備が必要になるため、どちらか片方だけのセミナーと比べて労力が必要になります。
デメリット② インターネット回線のトラブル発生のリスクがある
会場や視聴者のインターネット環境によっては配信・視聴が途切れてしまう場合があります。
事前に回線チェックを行ったり、モバイルWifiや固定回線開設の準備をするなどの対策が必要になります。
デメリット③ カメラやスイッチャーなどの配信用の機材や専門知識が必要になる
トラブルの無い安定したハイブリッドセミナーを実施するためには、カメラやマイク、スイッチャーなどの機材とそれらを扱うための専門知識が必要になる場合があります。
機材を０から一式揃えようとすると数十万〜数百万円の費用がかかってしまうため、レンタルや配信代行会社への依頼なども併せて検討しましょう。
デメリット④ 配信に関する技術的な知識が必要になる
機材、配信プラットフォームに関する知識や配線設計等オンライン配信をするための知識が必要になります。
専門知識を持った人材を育てるためには時間とコストがかかるため、機材と併せて外注の検討をおすすめします。
ハイブリッドセミナーのやり方・必要な準備
STEP① 企画（趣旨・講演者・日時・参加人数）
まずはハイブリッドセミナーの目的を決めましょう。
その後、テーマや講演者は誰に依頼するのか・規模や日時などを検討していきます。
STEP② 開催場所と配信プラットフォームの選定
STEP①で構想した企画内容を基に会場と配信プラットフォームの選定を行います。
STEP③ イベント運営/配信オペレーターの手配
ハイブリッドイベントや配信のノウハウに自信がない場合は専門オペレーターの手配も検討しましょう。
STEP④ 会場下見・レイアウト決定・機材の手配
会場設備やレイアウト・実施内容を決定しましょう。併せてハイブリッドセミナーに必要な機材も手配します。
STEP⑤ 資料の準備（進行台本・講演者の資料・幕間資料など）
本番に向けて必要な資料を準備します。
STEP⑥ 設営、配信準備、リハーサル
ハイブリッドセミナーの規模によっては事前の設営やリハーサルを行った方が良い場合もあります。当日の流れを確認し、万全の態勢で本番に挑めるように準備をしましょう。
STEP⑦ ハイブリッドセミナー開催
本番開始前に、会場周りの確認や機材・配信プラットフォームの最終チェックを実施。会場内はもちろんオンラインでも映像や音量が適切かなど随時調整しながらイベントを進行させましょう。
STEP⑧ 開催後のアクション
ハイブリットセミナーは開催後の対応も非常に重要です。アンケートや参加者レポートの回収、アーカイブ動画の配信、参加者への連絡など開催目的に合わせた事後対応を行います。
ハイブリッドセミナーの会場選びのポイント
ハイブリッドセミナーの会場としては会社の会議室・貸会議室・イベントホール・ホテルなど様々な会場から選ばれます。
会場選びの際は広さや座席数に加えて立地や最寄駅からのアクセスもチェックしましょう。
また、設備面（インターネット環境や音響・映像機材）の確認も大切です。
ハイブリッドセミナーに必要な機材
・モニター/プロジェクター
基本的には会場に常設されている場合が多い機材です。ハイブリッドセミナーで使用する会場を確保する際はモニターやプロジェクターの数やサイズ、配置についても確認しておきましょう。
・カメラ、三脚
1名ずつの登壇なら固定カメラ1台、パネルディスカッションや複数人が登壇する場合はカメラマン付きで2〜3台など、ケースに合わせて必要な台数を用意しましょう。
・マイク
会場レイアウトや開催内容に合わせて有線・無線・ピンマイクなど適切なマイクの種類を使い分けます。
・ミキサー、スピーカー
会場のマイクや資料、オンライン登壇者の音声を一括で管理するための機材です。会場と配信に流す音声を調整するために必要になります。
・スイッチャー
複数台のカメラや講演で使用する資料、会場前や休憩中の幕間など視聴者に適宜見せたい映像の切り替えをするための機材です。
・ノートパソコン
配信ツールのホストや投影資料の共有用など、複数台のPCが必要になるケースが多いでしょう。
また、配信に使用するパソコンは負荷がかかる為、ライブ配信に耐えられるスペックのパソコンを推奨します。
ハイブリッドセミナーの注意点と成功のポイント
会場/オンライン両方への見せ方を考える
ハイブリッドセミナーでは会場とオンライン両参加者に向けた演出・構成を考える必要があります。
会場メインでオンライン参加者には会場の風景を配信するだけでいいのか、
オンライン参加者にも会場と同じような臨場感を味わってほしいのかといった観点からオンラインとオフラインへの見せ方を検討しましょう。
事前の準備
ハイブリッドセミナーでは
・会議ツールの画質設定で配信画面の文字がつぶれてしまっていた
・会場の音が配信に乗らない
・インターネットトラブルでオンライン配信が止まってしまった
・参加者が会議ツールに慣れておらず参加できなかった
などのインターネットや機材関係の問題が想定されるため、各種機材の設定の見直しやリハーサルでの確認等、事前の準備が非常に大切です。
また、トラブルが起きてしまった際のバックアップ策を決めておくことも重要です。想定されるトラブルの洗い出しとそれに対するマニュアルを策定し、万が一にも備えましょう。
まとめ
ハイブリッドセミナーではオンラインとオフラインの両方の良いとこ取りができる一方、準備に労力がかかってしまうというデメリットがあります。
また、配信や機材に関する知識や機材そのものの準備も必要になるため、配信の専門家への相談もあわせて検討しましょう。
