ウェビナーとは？特徴や開催手順・成功のコツをご紹介！
オンラインでセミナーが開催でき、便利なウェビナー。
そんなウェビナーですが、メリット・デメリットや注意点をしっかりと理解していないと思い通りにいかないこともあります。
今回はそんなウェビナーについて、特徴や成功のコツを紹介していきます。
目次
ウェビナーとは？
ウェビナーという言葉は、「ウェブ」＋「セミナー」を組み合わせた造語で、「オンライン上で行われるセミナー」という意味です。「オンラインセミナー」とも呼ばれています。
インターネット環境さえあればどこでも誰でも参加できるということで、様々なシーンで活用されています。また、「オンラインセミナー」と「オフラインセミナー」を合わせた「ハイブリッドセミナー」も近年は多く開催されています。
➡ハイブリッドセミナーとは？ 開催までに必要な準備や注意点を徹底解説
ウェビナー配信の種類
ウェビナーを開催する際の配信方法は3通りあります。
①リアルタイム配信
撮影・配信をリアルタイムで行います。
コメントや質疑応答・アンケートなどを随時受け付けることができるため、視聴者と交流を図りながらウェビナーを開催できます。
②オンデマンド配信
事前に撮影・収録した映像を後日配信する方法です。
動画を常に視聴できる状態にしている事が特徴で、視聴者は自身の好きなタイミングで視聴することができます。
動画の撮り直しや編集が可能な為、リアルタイム配信に比べ、トラブルのリスクが低く、安定したウェビナーが開催できます。
視聴者からリアルタイムなレスポンスが必要ではない場合や、ミスなく安定したウェビナーを開催したい場合におすすめです。
③疑似リアルタイム配信
オンデマンド配信のように事前に撮影・編集した映像を、リアルタイム配信のように決められた日時にのみ配信する手法です。
同一の内容を複数日程で実施する研修や説明会形式のウェビナーで採用されています。
疑似リアルタイム配信では、質疑応答や交流の時間を設ける場合も多く、視聴者から見れば、リアルタイム配信との区別はつかないでしょう。
ウェビナーのメリット/デメリット
メリット
・開催場所を選ばない
ウェビナーはインターネット環境さえあれば開催・参加が可能なので、全国各地・世界中から講演者や参加者を招くことができます。
会場の収容人数の制約もないためより多くの参加者を集めることもできます。
※ウェビナーツールによって最大参加者数が異なります。
・運営コストの削減
会場のレンタル費をはじめ、選定、下見、設営、運営などの費用が不要になるので、運営コストを大きく削減することができます。
・意見収集の効率化
ウェビナーツールを使用した意見収集も可能な為、幅広く効率的な意見収集ができます。
・参加のハードルが低く視聴者が参加しやすい
参加者が場所を問わず、また移動時間の制約もなく、気軽に参加することができるため、主催者は幅広い参加者を集めることが可能です。
デメリット
・ウェビナー用の機材やインターネット環境が必要
ウェビナーを行うためにはマイクやカメラ等の機材や通信トラブルが起きないようなインターネット環境を用意する必要があります。
・機材やウェビナーツールの知識が必要
スムーズなウェビナーを開催する為には使用する機材やウェビナーツールの知識が必要不可欠です。
誤った設定や操作をしてしまう事で、映像や音声が途切れてしまうなどのトラブルを招く恐れがあります。
動画や音声の質が悪かったり、質疑応答や視聴者とのコミュニケーションに手間取るなど、ウェビナー全体のクオリティが下がってしまい、参加者の満足度が下がってしまうケースもあります。
・オンライン視聴者を惹きつける工夫が必要
ウェビナーでは現地参加のセミナーと比べてどうしても没入感や臨場感を感じにくくなってしまう為、視聴者が途中で離脱しやすい傾向にあります。
満足度の高いウェビナーを実施するためには視聴者を飽きさせない工夫が必要になります。
ウェビナーの開催手順
STEP①企画（趣旨・講演者・日時・参加人数）・集客
まずはウェビナーの目的とゴールを設定します。
その後にテーマや講演者、日時、規模などを検討していきます。
企画が固まったタイミングで集客も開始しましょう。
STEP②配信ツールの選定
step①で決定した内容を基に適切な配信ツールの選定を行います。
参加者との相互コミュニケーションが必要か、機能は十分か、参加者が利用しやすいか、など、要件に応じたツールを選定すると良いでしょう。
STEP③機材/スタッフの手配
カメラやマイク・スイッチャーなど必要な機材を準備します。
また、各機材を操作するスタッフも必要になります。ウェビナー配信をトラブルなく開催するためには専門の会社へ委託することも検討しましょう。
STEP④ 資料の準備・参加者への案内
進行台本・講演者の資料・幕間資料など本番に必要な資料の準備を行います。
並行して、参加者に当日のプログラムや参加方法、参加用のURLなどを案内しましょう。
STEP⑤配信準備・リハーサル
機材や配信ツールの設定、確認を行い、配信当日にトラブルを起こさないように準備を進めます。
可能であれば、事前にリハーサルを行い、当日の流れを確認しておきましょう。
STEP⑥ウェビナー開催
開催当日は本番前に機材やツールプラットフォーム等の最終チェックを行います。
本番中も映像や音声に乱れが無いか、不具合が発生していないかなど、配信をモニタリングしながらウェビナーを進行しましょう。
STEP⑦ウェビナー開催後のアクション
アンケートや参加者レポートの回収、アーカイブ動画の配信、参加者への連絡など開催目的に合わせた事後対応を行います。
ウェビナー開催後の意見収集や効果測定も非常に重要です。
ウェビナーツールの選び方
①機能
ウェビナーツールによって使用できる機能は様々です。
ウェビナー開催中に必要なQ&Aやアンケート機能や、ウェビナーの前後で必要な機能、例えば集客やウェビナー後のマーケティング活用まで対応しているツールもある為、必要な機能を検討してウェビナーツールを選定しましょう。
また、セキュリティ対策もツールにより異なるため、併せて検討するようにしましょう。
②価格
YoutubeLiveのように無料で使用できるツールから、月額10万円以上の利用料がかかるツールまで幅広い価格帯があります。
予算や参加人数、必要な機能等をすり合わせて検討しましょう。
③サポート体制
ウェビナーに不慣れな場合はサポート体制が充実しているかどうかも大事なポイントになります。
ツールごとにどのようなサポート体制が用意されているかを確認するようにしましょう。
④参加者の使いやすさ
開催側の使いやすさだけでなく参加者の使いやすさも重要です。
特に参加者がウェビナーやオンラインイベントに慣れていない場合は、使い慣れているツールを選ぶ事、またツールのダウンロードやアカウント登録など、参加者の手間が少ないウェビナーツールを使用しましょう。
ウェビナー成功のコツ
・事前準備の徹底
ウェビナーではインターネットや機材関連のトラブルが想定されるため、各種機材の設定の見直しやリハーサルでの確認等、事前の準備が非常に大切です。
また、トラブルが起きてしまった際のバックアップ策を決めておくことも重要です。想定されるトラブルの洗い出しとそれに対するマニュアルを策定し、万が一にも備えましょう。
・ウェビナー代行サービスの活用
ウェビナーを開催するためには機材やウェビナーツール、そしてそれらを使いこなすスタッフが必要になります。ウェビナー代行会社へ委託することも検討しましょう。
まとめ
ウェビナーの特徴や開催方法について紹介しました。
ウェビナーのメリットやデメリット・成功のコツをしっかりと理解してウェビナーを有効活用しましょう！
フロンティアチャンネルのウェビナー代行サービスでは機材の手配から配信終了後の対応までをワンストップで請け負っています。さらに企画や運営まで包括的なサポートも行っているので是非一度ご相談ください。
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